PMP项目管理项目沟通管理

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1 项目沟通管理

项目沟通管理包罗通过开发工件，以及实行用于有效互换信息的各种活动，来确保项目及其相关方的信息需求得以满意的各个过程。项目沟通管来由两个部分构成：第一部分是制定计谋，确保沟通对相关方行之有效；第二部分是实行必要活动，以落实沟通计谋。
核心概念
沟通是指用各种可能的方式来发送或担当信息，可以通过沟通活动或工件的方式。项目沟通管理是要确保及时精确的产生、网络、发布、存储和终极利用项目信息。
沟通包罗制定计谋和计划，以便创建合适的沟通工件和开展合适的沟通活动，也包罗运用相关技能来提升计划的和临时的沟通效果。
沟通是指有意或偶然的信息互换，互换的信息可以是想法、指示或情绪。信息互换的方法包罗：书面或口头情势、正式或非正式情势、手势和动作、媒体、遣词造句。
有效的沟通活动和工件都需具有如下根本属性：
◆ 明白沟通目标
◆ 尽量了解沟通接收方，满意其需求及偏好
◆ 监督并衡量沟通的效果
沟通活动可以根据如下维度进行分类：
◆ 内部沟通与外部沟通
◆ 正式沟通与非正式沟通
◆ 官方沟通与非官方沟通
◆ 层级沟通，包罗向上、向下和横向沟通
用于开展沟通的活动和工件多种多样，包罗电子邮件、私下聊天、正式会议、定期陈诉等。无论是哪种情势的沟通，都必要依照 5C 原则：
◆ 目标明白（Clear Purpose）：确保在信息中包含能满意受众需求与引发其兴趣的内容。
◆ 表达精确（Correct Expression）：语法不当或拼写错误会分散注意力，另有可能扭曲信息寄义，低落可信度。
◆ 表达简便（Concise Expression）：简便且经心组织的信息能低落误解信息意图的可能性。
◆ 逻辑连贯（Coherent Logic）：写作思绪连贯，以及在整个书面文件中使用诸如“弁言”和“小结”的小标题。
◆ 掌控思绪（Controlling Ideas）：可能必要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。
沟通的 5C 原则必要和下述沟通本事来配合使用：
◆ 积极谛听
◆ 理解文化和个人差异
◆ 辨认、设定并管理相关方期望
◆ 强化本事
◆ 说服个人、团队或组织采取行动
◆ 激励和鼓励，帮助人们重塑自信
◆ 引导人们改进绩效和取得期望结果
◆ 通过商量告竣共识以及减轻审批或决策延误
◆ 办理冲突，防止破坏性影响
乐成的沟通包罗两个部分：
◆ 根据项目及相关方的需求制定适当的沟通计谋，以便制定沟通管理计划。
◆ 确保接纳合适的情势和手段把适当的信息传递给相关方。
在项目沟通中，必要尽量预防理解错误和沟通错误，并从规划过程所规定的各种方法、收发两边和信息中作出谨慎选择。沟通本事是项目经理最重要的本事，比技能本事更加重要。项目经理的大多数时间用于与团队成员和其他项目相关方沟通，不同相关方可能有不同的文化及组织配景、专业水平、观点和兴趣等。项目经理的大多数时间（乃至高达 90%）用于沟通，他必要通过
沟通来协调，通过协调来整合。
项目经理应想法管理沟通，克制不必要的变动、误解、指示不清等。项目经
理在沟通中的角色是整合者、协调者、促进者、向导者、谈判者、聆听者、表明
者和调解者。
项目经理必要想法促进有效沟通，应当包罗：
◆ 充实熟悉沟通的困难，想法消除沟通障碍。
◆ 充当有效的沟通者，创造沟通氛围，鼓励双向沟通，鼓励正式和非正式
的沟通，鼓励及时提供反馈，鼓励通过沟通告竣一致意见。
◆ 使用紧密矩阵，定期或不定期开展会合办公，加强团队建设；
◆ 创建作战指挥部（War Room），让团队成员可以会合办公、查阅文件或
召开会议等；
◆ 创建、维护和利用各种项目信息发布制度，确保及时有效地发布各种项
目信息；
◆ 采取各种措施进步自己及团队其他成员的沟通本事；
◆ 进步会议的效率和效果。
发展趋势和新型实践
◆ 将相关方纳入项目评审范围
◆ 让相关方参加项目会议
◆ 外交工具的使用日益增多
◆ 多面性沟通方法
裁剪时考虑的因素
◆ 相关方
◆ 物理地点
◆ 沟通技能
◆ 语言
◆ 知识管理
在敏捷/适应型环境中的考虑因素
在模糊不定的项目环境中，必然必要对不停演变和出现的细节情况进行更加
频仍和快速的沟通。因此，应该尽量简化团队成员获取信息的通道，频仍进行团
队查抄，并让团队成员会合办公。
为了促进与高级管理层和相关方的沟通，还必要以透明的方式发布项目工件，
并定期约请相关方评审项目工件。
2 规划沟通管理

规划沟通管理是给予每个相关方或相关方群体的需求、可用的组织资产，以
及具体项目标需求，为项目沟通活动制定适当的方法和计划的过程。本过程的主
要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而体例书
面沟通计划。

规划沟通管理旨在了解项目相关方的信息需求、项目自己的需求，以及组织
过程资产和事业环境因素。
在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟
通管理计划，并定期审核，进行必要的修改。
沟通管理计划的重要内容包罗：
◆ 必要网络什么信息？
◆ 在什么时候网络？
◆ 以什么方式网络？
◆ 什么时候、以什么方式、向谁发送什么信息？
◆ 重要项目相关方的联系方式是什么？
◆ 关键术语的界说是什么？
◆ 如何更新沟通管理计划？
在口头沟通中，最重要的信息传递途径黑白口头（Nonverbal）语
言（肢体动作、面部表情等）。
在沟通中，既要向内部相关方传递信息，也必要向外部相关方发布信息。事
先了解沟通需求，有助于项目经理安排好相关的沟通工作，有利于处理项目经理
与相关方之间的关系。
沟通模子是由信息发出者、信息、前言、噪声、信息接收者和反馈意见等要
素所构成的一个循环。
信息发出者对信息的编码以及信息接收者对信息的解码，都会直接影响沟通
质量。信息发出者必须认真进行编码，选择合适的沟通前言，并且确认所发出的
信息已经到达接收者并被接收者精确解码；信息接收者必须完备接收信息，认真进行解码，精确理解信息，并及时向信息发出者提供反馈。
沟通中最重要的不是你发出了什么，而是对方接收和理解了什么。
沟通也必要质量控制。对较复杂的信息，接收者必要一段时间来消化，在收
到信息后及时“告知收悉”，并在一段时间后再“告知理解”。
即便你暂时无法理解信息的意思，也必须在收到信息后立即“告知
收悉”。
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沟通方法
◆ 互动沟通：在两边或多方之间进行的及时多项信息互换。如会议、电话。
◆ 推式沟通：向必要接收信息的特定接收方主动发送或发布信息。如信函、
陈诉。
◆ 拉式沟通：实用于大量复杂信息或大量信息受众的情况，它必要接收方
在遵守有关安全规定的条件下自行访问相关内容。如网站、知识库。
沟通风格评估
规划沟通活动时，用于辨认与相关方开展沟通的优选沟通方法、情势和内容
的一种技能。
沟通需求分析
沟通需求分析旨在确定相关方的信息需求，包罗所需信息的范例和格式，以及信息对相关方的代价。
文化意识
文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并可以据此调解项目标沟通计谋。
沟通网络
沟通网络是指信息活动的通道。
◆ 链式网络：严酷遵守正式的命令系统，不能越级交换。

◆ 轮式网络：以某个向导者为沟通的核心，齐备沟通都围绕核心进行。

◆ 全通道网络：允许全体成员之间进行自由沟通。

在全通道网络下，相关方或团队成员之间的沟通渠道数目计算公式如下：

团队成员越多，沟通渠道越多，沟通管理的难度就越大。沟通模子
沟通模子

◆ 根本的发送方和接收方包罗：编码、传递信息、解码。
◆ 互动沟通模子包罗：确认已收到、反馈/相应。
3 管理沟通

管理沟通是确保信息及时且适当网络、天生、发布、存储、检索、管理、监
督和终极处理的过程。本过程的重要作用是，促成项目团队与相关方之间的有效
信息活动。

管理沟通过程旨在根据沟通管理计划，天生、网络、发布、存储、利用和终极处理项目信息，想法确保信息以适当的格式精确天生并送达目标受众，其成果是已经开展的、有效率的、有效果的“项目沟通”。管理沟通过程就是使用已选定的沟通技能与沟通方法，运用自己的人际关系与团队技能以及沟通技能，实实在在的开展沟通，确保信息以适当情势天生并送达受众目标。
项目经理应为相关方提供时机，允许他们哀求更多信息，并进行澄清和讨论。项目经理应允许对沟通方法和沟通技能进行调解，以满意相关方及项目不停变革的需求。
有效的沟通管理必要考虑的因素包罗：沟通模子、写作风格、演示、前言选择、会议管理、引导、积极谛听。在实际工作中，管理沟通过程与其他全部过程交叉在一起开展。在管理沟通过程中应把各种项目文件按需发送给项目相关方。有些项目文件不应完备的发送给相关方，必须以公道方式把其中的部分内容传递给项目相关方。相关方登记册记载了必要与哪些相关方开展沟通。管理沟通过程不限于发布信息，还包罗前端的天生和网络信息，以及后端简直认信息发布的有效性。
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沟通技能/沟通本事
沟通技能也叫沟通本事，指沟通方面的实际体现或潜在体现的综合性评价。
◆ 沟通胜任力：对特定事情、特定对象的具体沟通本事。
◆ 反馈：包罗正式与非正式对话、题目辨认和讨论、会议、进展陈诉和观察等。
◆ 非口头技能：通过肢体语言等方式传达信息的本事。
◆ 演示：为相关方提供清晰的信息。
沟通本事
◆ 正式书面沟通：实用于复杂、重要的事情。
◆ 正式口头沟通：实用于必要立即得到反馈的重要事情。
◆ 非正式书面沟通：实用于必要在以后查询，但不太重要的事情。
◆ 非正式口头沟通：实用于既不重要也无须在以后查询的事情。反馈/相应
反馈/相应用于确保发送给相关方的信息被接收和理解，重要方式包罗正式与非正式对话、题目辨认和讨论、会议、进展陈诉、观察。项目陈诉
项目陈诉是指网络和发布工作绩效陈诉。
4 监督沟通

监督沟通是确保满意项目及其相关方的信息需求的过程。本过程的重要作用是，按照沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

通过监督沟通过程，来确定规划的沟通工件和沟通活动是否到达了预期效果。
通过监督项目沟通情况，以便发现、记录和分析沟通工作中的偏差，并提出变动哀求。
为了提升沟通效果，监督沟通过程可能触发规划沟通管理和（或）管理沟通过程的迭代，以便修改沟通计划并开展额外的沟通活动。
规划沟通管理过程是为了开展有效率和有效果的沟通而体例沟通
管理计划，管理沟通过程是实实在在开展有效率和有效果的沟通，监督沟通过程是监督沟通的效率和效果是否到达了计划中的要求。
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